La gestione di un’attività di ristorazione – a dispetto di quanto si potrebbe pensare guardando certi programmi televisivi – nasconde non poche insidie. E una delle principali difficoltà risiede nell’approvvigionamento delle materie prime: un processo che, per essere efficiente, deve coniugare competenze economiche, qualitative, produttive e commerciali.
Se da un alto, infatti, i prodotti devono rispettare un preciso standard di qualità, dall’altro devono anche farci rientrare nel food-cost. Quindi, quando parliamo di approvvigionamento, quali sono gli aspetti di cui dobbiamo tenere conto?
Come scegliere il fornitore giusto
Senz’altro i fornitori giocano un ruolo fondamentale nel processo di approvvigionamento delle materie prime, pertanto è opportuno sceglierli con cura, sincerandosi siano affidabili e, possibilmente, abbiano dei tempi di risposta immediati.
Solitamente è bene affidarsi ad un numero limitato di fornitori, così da avere meno “scartoffie” possibili da gestire e, al contempo, pochi rappresentanti da contattare.
Una soluzione comoda – e sempre più diffusa in Italia – è data dai cosiddetti “aggregatori”: ovvero Aziende di distribuzione che raggruppano più produttori – proprio come Soplaya.
In questo modo, possiamo scegliere i prodotti che preferiamo, senza perdere tempo in lunghe telefonate oppure rischiare di subire ritardi nelle consegne – che, detto fra noi, non fanno mai piacere. Ma indipendentemente dal fornitore che scegliamo, ci sono alcuni “punti” da valutare sempre e con particolare attenzione:
- Le quantità minime di acquisto;
- I possibili “sconti/quantità”, che non devono però portare ad acquisti eccessivi nelle quantità;
- I possibili “sconti/valore”, con raggiungimento di premi a fine esercizio, che peraltro non devono influenzare eccessivamente gli acquisti;
- Il sistema di fatturazione attuato dal fornitore (emissione fattura alla consegna della merce, quindicinale, estratto conto mensile ecc.);
- Le forme di pagamento (contrassegno, a 30, a 60 o più giorni data fattura, o fine mese data fattura o altro);
- I mezzi di pagamento previsti dal contratto con il fornitore (contanti, ricevuta bancaria, tratta, cambiale o altro);
- I termini di consegna dei prodotti (all’ordine, a scalare con periodicità, programmate, da definire);
- La frequenza delle visite dei rappresentanti (molto importante per definire il livello sufficiente di scorta);
- La distanza dai grossisti, per la tempestività di eventuali rifornimenti urgenti
Il ruolo degli acquisti nel processo di approvvigionamento
Il buon funzionamento di un’azienda ristorativa, come di ogni attività produttiva e di trasformazione, si basa in genere su una regola fondamentale: “vendere bene significa, innanzitutto, comprare bene”.
Questo concetto riassume in poche parole una serie di competenze specifiche indispensabili per la corretta gestione di un’attività commerciale, dove “si acquista della merce che è destinata a essere rivenduta”.
Nel settore ristorativo questa norma deve essere rispettata con attenzione particolare perché le merci trattate sono molto spesso deperibili e, quindi, devono essere comprate con la massima oculatezza.
La minore durata delle derrate acquistate obbliga, inoltre, a una razionale organizzazione e gestione del magazzino, disponendo e movimentando le merci in modo adeguato e predisponendo collaudate procedure di controllo dei prodotti stoccati.
Come decidere e applicare uno standard di acquisto
In un ristorante la decisione sugli acquisti non può che partire dal menu. Per prima cosa, dunque, dobbiamo definire un elenco delle materie prime che intendiamo utilizzare, per poi valutarne la qualità. Per fare ciò, dobbiamo avere una buona conoscenza dei vari prodotti presenti sul mercato, stabilendone fin subito le caratteristiche che devono avere per poter essere acquistati.
In altre parole, dobbiamo specificare i requisiti qualitativi delle diverse materie prime, basandoci sia sui piatti che intendiamo realizzare sia sul tipo di clientela a cui ci rivolgiamo.
Se per esempio nel nostro ristorante prevediamo dei risotti “espressi”, dovremo utilizzare una varietà di riso che non scuoce, abbia una buona resa nel piatto, assorba il condimento in modo adeguato e presenti un buon indice di gradimento da parte della clientela, senza risultare troppo gommoso e/o eccessivamente farinoso.
Di conseguenza, esamineremo i campioni di riso offerti da vari fornitori sulla base di più test di cottura e solo quelli che supereranno la prova per la validità dell’acquisto saranno poi sottoposti a un’ulteriore selezione, riguardante le quantità, il prezzo ecc.
Le informazioni di carattere merceologico e di resa gastronomica devono essere riportate in apposite schede – scheda del prodotto con descrizione della “specifica di acquisto” sulle quali andremo ad annotare anche tutte le altre informazioni di carattere economico e contabile, dettagli utili per effettuare valutazioni consuntive o preventive sugli acquisti realizzati o futuri.
La classificazione dei prodotti per l’approvvigionamento
Acquistare frutta e verdura o bottiglie di cognac può sembrare la medesima cosa, ma in realtà non lo è. È la stessa natura dei prodotti (freschi e deperibili i primi, da invecchiamento i secondi) a condizionare profondamente le modalità dell’acquisto (fornitore, quantità, stoccaggio, immobilizzo del capitale, prezzo, pagamenti).
Per questo motivo, una volta che avremo individuato le principali tipologie di alimenti da utilizzare nel nostro ristorante, risulterà più facile – e oltremodo utile – definire la giusta maniera di approvvigionamento.
Le principali categorie merceologiche da considerare in fase di acquisto sono: frutta e ortaggi freschi, prodotti ittici freschi, carne fresca e frattaglie, salumi e carni conservate, prodotti ittici conservati, pasta e riso, scatolame, bevande analcoliche, pasticceria fresca e, infine, vini, liquori e acque minerali.
Per maggiore semplicità organizzativa, possiamo accorpare questi prodotti in quattro gruppi:
- Prodotti freschi di breve durata;
- Prodotti conservati di media durata;
- Prodotti di lunga durata;
Acquisto dei prodotti freschi
In un locale di medio livello, i prodotti freschi, come il pane, le carni, il pesce, la frutta, la verdura, sono acquistati pressoché giornalmente o bi-settimanalmente presso commercianti all’ingrosso o al minuto situati nelle vicinanze del ristorante. Non esiste, quindi, la necessità di accumulare scorte per lunghi periodi.
Tenendo però conto che la quantità di prodotti freschi da ordinare può modificarsi frequentemente, è conveniente realizzare una previsione settimanale di consumo, cominciando a evidenziare l’andamento settimanale dei consumi nella scheda merceologica d’acquisto.
Sempre tra i prodotti freschi troviamo anche la pasticceria, generalmente di produzione industriale, che viene normalmente acquistata per il fine settimana.
Acquisto di prodotti conservati di media durata
Si tratta dei salumi e dei formaggi, alimenti che possono essere conservati per un tempo superiore rispetto ai prodotti freschi. La maggior parte dei ristoratori si rivolge a grossisti specializzati ai quali vengono rivolte ordinazioni con cadenza quindicinale o mensile, in funzione del prodotto.
In questo gruppo di alimenti rientra anche il caffè che, pur essendo un prodotto di lunga durata, è meglio acquistarlo frequentemente in modo da mantenere un aroma sempre fresco.
Nel controllo dei consumi sarà molto importante fare bene attenzione alle scorte giacenti in magazzino, in quanto si tratta di alimenti in genere costosi che, se acquistati in grande quantità, immobilizzano un elevato capitale essendo di lento smaltimento.
Acquisto di prodotti di lunga durata
Per l’approvvigionamento di pasta, riso, scatolame, olio, conserve in genere, si tende a fare una certa scorta di magazzino, in quanto sono prodotti non deperibili e dal costo abbastanza contenuto.
L’acquisto è in genere mensile o bimestrale e i controlli sui consumi vengono fatti con la medesima cadenza. Attenzione però alle conserve particolari, quali salmone, caviale, paté; si tratta di prodotti molto costosi che è bene tenere sotto stretto controllo.
Se cerchi dei consigli sui prodotti a lunga scadenza, non perderti l’articolo dedicato alle conserve di primavera: LEGGI QUI
Acquisto delle bevande
Per quanto riguarda le bevande analcoliche e le acque minerali, quasi tutti i ristoratori fanno approvvigionamenti in grandi quantità in modo da non trovarsi mai scoperti.
I rifornimenti sono per lo più mensili o bimestrali. Il comparto delle bevande alcoliche (vini e superalcolici) non presenta particolari problemi di conservazione, ma solitamente richiede al ristoratore un elevato impegno di capitale.
Per questo motivo le aziende si riforniscono di vino direttamente dal produttore o da un grossista cercando di stipulare un contratto a lungo termine vantaggioso per entrambi.
All’approvvigionamento segue l’organizzazione del magazzino
Per essere efficace, una buona politica degli acquisti deve essere accompagnata da una attenta gestione delle merci dal ricevimento fino alla consegna ai reparti.
In pratica è indispensabile condurre in modo accorto e razionale tutto il reparto, attraverso una corretta contabilità di magazzino, il più possibile aggiornata alla situazione reale.
Controllo delle merci: regole e buone pratiche
Le diverse derrate vengono consegnate all’azienda nella zona definita “ricevimento merci”, un ambiente indispensabile e spesso scarsamente considerato nel settore ristorativo.
Quest’area deve essere sufficientemente ampia, con buona luminosità (possibilmente naturale) e dotata di tutte le attrezzature destinate alla verifica (bilancia, termometro, metro, densimetro, ecc), alla movimentazione e alla registrazione delle merci.
La fase di controllo del peso e della qualità delle derrate in arrivo è un momento fondamentale nella gestione del magazzino. Pertanto, è bene effettuare una costante verifica delle misure, delle dimensioni, delle pezzature, del tipo e delle condizioni di ogni prodotto che entra nel ristorante.
Per esempio la frutta e la verdura andranno sempre prelevate dalle cassette e guardate attentamente fino alle ultime file inferiori, giudicando in modo obiettivo la quantità di carta usata e il peso della tara dei contenitori. Le scatole chiuse di surgelati dovranno essere aperte per verificare la quantità di ghiaccio presente.
Effettuato il controllo delle merci, è possibile apporre la firma sui documenti accompagnatori, da passare successivamente al reparto amministrativo.
Come abbiamo visto, la gestione degli approvvigionamenti – e, conseguentemente, del magazzino – rappresenta un aspetto importante per un ristorante e influisce, di fatto, sul suo successo. Noi di Soplaya ci tenevamo a trattare questo argomento in modo approfondito perché più volte abbiamo ascoltato ristoratori in difficoltà, il cui lavoro veniva ostacolato da gap nel processo di approvvigionamento.
Siamo i ragazzi di 