Quante volte hai pensato che delegare gli acquisti al tuo staff fosse una roba impossibile, o peggio, una follia? Hai provato a farlo, ti sei arrabbiato con loro, e alla fine sei tornato a fare tutto tu. Lo capisco, ma: è davvero così impossibile?
Se pensi che la gestione degli acquisti sia un intrico di problemi che non può essere delegato a nessuno, allora questo articolo non fa per te.
Se invece sei pronto a metterti in discussione e scoprire come “scaricare la matassa”, allora continua a leggere.
L’acquisto di oggi VS quello di ieri
Dieci anni fa sapevi a memoria i prezzi delle materie prime, controllavi le giacenze con uno sguardo fulminante, piazzavi ordini al telefono con l’agente di fiducia e avevi tutto sotto controllo (più o meno). Tecnologia e ristorazione? Nemmeno lontanamente parenti.
Oggi il mondo è capovolto: gestire un’attività HoReCa è diventato un incubo logistico, lo staff vuole autonomia e sogna di occuparsi di cose più creative e utili, e la tecnologia? Beh, ora non solo ti ascolta, ma può davvero toglierti un bel po’ di grane.
Facciamola semplice: smontiamo la funzione acquisti pezzo per pezzo. Capiremo cosa vale il tuo tempo e cosa no, cosa puoi delegare senza rimorsi, e soprattutto dove la tecnologia può darti una mano. Pronto a fare ordine?
Le vere cose da delegare
1. Inviare gli ordini
Mandare gli ordini: la mansione più noiosa e meno strategica di sempre, ma anche quella che genera l’80% dei disastri negli acquisti. Eppure, molti ristoratori, F&B manager e CEO si ostinano a tenerla stretta, spinti più dalla paura o dalla mancanza di tempo che dal buon senso.
Spoiler: convincere i tuoi fornitori a ricevere gli ordini via mail non ti fa entrare nel futuro. Tra lo stress in cucina, le giacenze contate “a occhio”, i numeri che si perdono per strada, e le scadenze degli ordini dimenticate, è come giocare alla roulette russa con il tuo approvvigionamento. E, ciliegina sulla torta, il fornitore che trascrive i tuoi ordini dalla mail in un altro supporto… aggiunge un bel rischio extra di errori.
2. Gestire le condizioni di consegna
Sapere a memoria giorni e orari di consegna, minimi d’ordine e lead time di ogni singolo fornitore è un incubo gestionale degno di un campionato di memoria, ma completamente inutile. Eppure, questa giungla di info è spesso il motivo per cui hai paura a delegare gli acquisti e finisci per tenere tutto sotto il tuo controllo.
Notizia flash: è ora di smettere di fare da centralina umana. Serve delegare e farlo in fretta. Come? Con un sistema automatizzato che non si dimentica nulla e con un partner logistico serio.
3. Monitorare i prezzi
Se ti metti ancora a monitorare i prezzi dei fornitori, è solo perché sei scottato. Ti hanno fregato magari solo una volta ma te la ricordi ancora bene.
Ecco la domanda che ti devi fare mentre guardi le fatture mese dopo mese: chi ci guadagna da tutto questo? Certamente non tu, e nemmeno il tuo locale.
4. Controllare qualità e quantità
Ti sei mai trovato a scoprire che la qualità non è quella che ti aspettavi, o che un prodotto ti è arrivato incompleto? Non stare più a guardare se la cassetta dell’ortofrutta è stata bagnata per aumentarne il peso o se ti hanno sostituito un prodotto con uno di qualità inferiore.
Cosa ne pensi se ti dicessi che esistono realtà che con un semplice messaggio ti consenta di fare il reso senza mille discussioni?
5. Risolvere ritardi ed errori di consegna
Ritardi? Errori? Ti hanno appena fatto arrivare un carico sbagliato e scopri che non puoi fare nulla? Ecco, questo non deve più succedere. Oggi esistono soluzioni tecnologiche che monitorano in tempo reale e ti avvisano subito.
6. Report e analisi degli acquisti
Non è più accettabile non avere i dati in tempo reale. Soprattutto quando sono già pronti su un report che ti arriva ogni settimana. Non perdere altro tempo a fare analisi a mano. Trova un partner che te li metta davanti. Smetti di fare il detective sulle tue fatture: lascia che i numeri ti arrivino freschi come una lattuga. Ora questo è possibile!
7. Aprire un nuovo punto vendita
Un incubo solo a pensarci, vero? Lo so, ma automatizzando gli acquisti ti permette di concentrarti su altro: marketing, PR, espansione. Non fare come il ristoratore medio che ogni volta che apre un nuovo locale si sente come se stesse aprendo un buco nero di problemi logistici. Automatizza, semplifica, e concentrati sul fare soldi.
Delegare ti fa pensare a ricerca e sviluppo
Ecco, questa è la parte che dovrebbe impegnarti di più. Il mercato cambia in continuazione, e se non resti aggiornato, sei fregato. Avere il tempo per farlo? Delegando tutto il resto, sì. Ma se sei ancora lì a perdere tempo con ordini e fornitori che non sanno nemmeno dove si trovano, dimenticati di fare innovazione.
E lo staff? Delegare li fa crescere
In pratica, oggi hai due tipi di persone nel tuo staff: chi fa il lavoro ordinario e magari non ha molta esperienza e rimane per un breve periodo e chi ha ambizione di crescere.
Per tenere contenti entrambi (ma soprattutto te), la soluzione è un sistema di acquisti automatizzato che riduca al minimo gli errori e i “sbagli di scrittura”.
Con un controllo puntuale sui dati, puoi permetterti di fare altro, delegando gli acquisti al tuo staff. Inoltre, se dai loro un sistema che non li costringa a lavorare su cose che non sono il loro mestiere, la loro motivazione aumenterà.
Quindi, si può delegare?
La risposta è sì, ma non basta affidarsi al primo software che trovi. La tecnologia deve integrarsi perfettamente con la logistica, centralizzando gli acquisti, eliminando errori e automatizzando report. Non stiamo parlando di fantascienza, stiamo parlando di vantaggi reali e concreti che ti fanno risparmiare tempo, denaro e risorse. In America già lo fanno, e sta diventando un enorme vantaggio competitivo.
Sì, ma quanto costa? In realtà, se pensi ai benefici, è più economico di quanto credi. E soprattutto, non hai bisogno di decine di software e partner per fare il lavoro. Una volta che la soluzione è pronta, non avrai più scuse.
Ed è qui che entriamo in gioco noi di Soplaya: il mix perfetto tra tecnologia e logistica per domare il caos degli acquisti.
Soplaya è la soluzione per delegare tutto questo
Se finora la ristorazione è considerata complessa e un mal di testa unico tra: decine di fornitori, consegne a giorni alterni, lead time che sembrano fatti apposta per confonderti, minimi d’ordine diversi per ogni prodotto, e quella continua lotta tra qualità e praticità.
Bene, noi di Soplaya prendiamo tutto questo casino e lo trasforma in una soluzione chiavi in mano.
Niente costi di avvio, niente sbattimenti per integrare mille software, niente ansie logistiche.
Come funziona Soplaya?
✅ Per lo staff: Ogni store manager avrà un’app (Android e iOS) per gestire i riordini giornalieri. Compreranno solo da una lista che decidi tu, senza sforare.
✅ Per te: Ricevi report in tempo reale sugli acquisti di ogni punto vendita, fai un unico pagamento e ti arriva un’unica fattura per tutti i fornitori. Addio confusione!
✅ Consegne smart: Decidi giorni e fasce orarie preferite e ricevi notifiche precise al minuto per ogni consegna.
✅ Integrazione totale: Hai già fornitori di fiducia? Nessun problema, li integriamo nella piattaforma. Inoltre, gestiamo tutto: fresco, secco, gelo, food e non food.
✅ Supporto top: Consulenza attiva per migliorare offerta e menu, e il tuo gestionale di magazzino? Non sarà più un campo minato di errori: si aggiorna da solo.
Sei pronto a smettere di rincorrere fornitori e a cominciare a controllare e non più gestire i tuoi acquisti? Provare non costa nulla, ma potrebbe cambiarti la vita.
Se vuoi scoprire di più, visita Soplaya e richiedi una consulenza gratuita.
Siamo i ragazzi di 