Trovare personale nella ristorazione è ormai molto complesso.

Secondo FIPE, nel 2025 una ricerca di personale su due nel settore è risultata problematica e, tra le imprese che hanno dichiarato difficoltà, circa due su tre hanno indicato come causa principale la mancanza di candidati.

I numeri rendono l’idea: nel corso dell’anno sono state ricercate 312.790 posizioni per camerieri, 178.340 per cuochi in alberghi e ristoranti e 160.750 per baristi.

Insomma, là fuori non c’è esattamente la fila di persone che aspetta di entrare in brigata.

Per questo, oltre a chiedersi come trovare nuovi collaboratori, forse vale la pena farsi un’altra domanda: stiamo facendo abbastanza per non perdere quelli che abbiamo già?

Perché una persona può andarsene per lo stipendio, per gli orari, per un’altra opportunità o perché vuole cambiare settore. Ma può anche arrivare al limite dopo mesi passati a scoprire il turno del sabato il venerdì sera, chiedere tre volte conferma per un giorno libero e cercare di capire quale dei sette messaggi nella chat del personale contenga l’orario corretto.

Ed è proprio qui che un problema apparentemente piccolo, come comunicare male i turni, diventa un problema imprenditoriale.

Se il turno di sabato arriva venerdì sera, non è più flessibilità

Ristorazione Moderna ha recentemente affrontato il tema della gestione dei turni attraverso applicazioni in tempo reale, sottolineando quanto una comunicazione più chiara possa incidere sull’esperienza dei dipendenti e, di conseguenza, anche sul turnover.

Chi lavora nella ristorazione potrebbe obiettare: facile parlare di programmazione, prova a gestire un ristorante vero.

Ed è un’obiezione più che legittima.

Una prenotazione da venti persone entra all’ultimo. Un cameriere si ammala. Arriva un evento che richiede una persona in più. Qualcuno chiede di cambiare turno. Il venerdì che doveva essere tranquillo improvvisamente diventa un delirio.

Pretendere di pianificare tutto con settimane di anticipo sarebbe poco realistico. Il problema non sono gli imprevisti: il problema è quando l’imprevisto diventa il metodo di lavoro.

Per chi lavora nel locale, conoscere il proprio turno significa poter organizzare tutto quello che succede fuori dal locale: famiglia, studio, appuntamenti, amici, figli o banalmente una serata libera.

Se gli orari arrivano sempre tardi o cambiano continuamente senza un processo chiaro, la flessibilità necessaria al ristorante viene pagata dal dipendente sotto forma di imprevedibilità.

E alla lunga pesa.

Sì, i turni comunicati male possono incidere sul turnover

Non è soltanto buon senso.

Uno studio pubblicato sull’Industrial and Labor Relations Review ha seguito 1.827 lavoratori a ore nei settori retail e food service, analizzando diverse forme di instabilità: turni cancellati, cambi dell’ultimo momento, reperibilità, poco tempo tra una chiusura e l’apertura successiva e scarso preavviso nella comunicazione degli orari.

I risultati meritano attenzione.

Rispetto ai lavoratori che conoscevano il proprio programma con almeno due settimane di anticipo, chi lo riceveva con una o due settimane di preavviso presentava un turnover superiore del 23%. Quando il preavviso scendeva sotto la settimana, la differenza arrivava quasi al 35%.

Naturalmente non significa che pubblicare i turni il lunedì anziché il giovedì farà magicamente sparire le dimissioni. Sarebbe comodo, ma la gestione del personale non funziona così.

Lo studio mostra però qualcosa di importante: l’instabilità degli orari è associata a minore soddisfazione sul lavoro e maggiore conflitto tra lavoro e vita privata, due fattori che a loro volta contribuiscono alla probabilità di lasciare il posto.

E in un settore in cui trovare un sostituto è già complicato, aggiungere disorganizzazione alle ragioni per cui una persona potrebbe andarsene non sembra esattamente un grande affare.

Il problema è che il caos costa, ma non manda fattura

Un chilo di carne aumenta di prezzo? Te ne accorgi.

La bolletta sale? Te ne accorgi.

Un dipendente fa due ore di straordinario? Prima o poi compare da qualche parte.

Ma quaranta minuti passati dal responsabile a cercare qualcuno che copra il turno di sabato sera? Quelli non hanno una voce dedicata nel conto economico.

Eppure esistono.

La scena è abbastanza familiare. Manca una persona. Parte il messaggio nella chat del team. Nessuno risponde. Si scrive direttamente a Marco. Marco non può. Si prova con Giulia. Giulia potrebbe, ma solo dalle 20. Nel frattempo qualcuno propone uno scambio, bisogna verificare che non crei un altro buco domenica e infine comunicare il nuovo turno a tutti.

Problema risolto.

Solo che per risolverlo qualcuno ha interrotto quello che stava facendo, aperto WhatsApp quindici volte e tenuto in testa l’intero puzzle.

Una volta non cambia niente. Ripetuto per tutto l’anno, cambia parecchio.

Lo stesso succede con le ferie annotate su un foglio, i permessi scritti in chat, gli straordinari da ricostruire a fine mese e il classico “ma io avevo detto a Luca che martedì non potevo”.

Sono piccoli attriti. Ed è proprio per questo che sono pericolosi: ci si abitua.

Se per sapere cosa succede devono chiedere sempre a te, abbiamo un problema

Qui arriviamo a una situazione che molti imprenditori della ristorazione conoscono bene.

Sei quello che sa tutto.

Sai chi può fare domenica sera, chi non può lavorare a pranzo, chi è in ferie. Sai quale fornitore ha quel prodotto, a chi bisogna telefonare se manca qualcosa, quale consegna deve arrivare domani, quanto hai pagato il salmone l’ultima volta e dove dovrebbe essere quella fattura che nessuno riesce a trovare.

È una sensazione quasi rassicurante: hai tutto sotto controllo.

Finché ti accorgi che “avere tutto sotto controllo” e “tutto deve passare da me” non sono la stessa cosa.

Se ogni cambio turno richiede la tua approvazione, ogni informazione è nella tua testa e ogni imprevisto finisce sul tuo telefono, non hai soltanto tanto lavoro. Hai costruito un’organizzazione che dipende troppo da te.

Ed è una trappola particolarmente comune nella ristorazione, perché spesso nasce da una qualità: essere molto bravi a risolvere problemi.

Il punto è che, crescendo, essere il miglior problem solver del locale non basta più. Bisogna iniziare a fare in modo che alcuni problemi vengano risolti senza arrivare sulla propria scrivania.

Questo è uno dei passaggi fondamentali da ristoratore a imprenditore.

Quindi, concretamente, cosa si può fare con i turni?

Non serve trasformare il ristorante in una multinazionale con diciassette procedure e un manuale di 140 pagine.

Serve togliere ambiguità dalle cose che succedono più spesso.

Per esempio, può essere utile decidere entro quale giorno pubblicare normalmente i turni della settimana successiva, raccogliere disponibilità e richieste in un unico posto, stabilire come devono essere richiesti gli scambi, rendere immediatamente visibili le modifiche e soprattutto mantenere una sola versione valida del calendario.

Quest’ultimo punto sembra banale finché non esistono contemporaneamente il foglio appeso in cucina, il PDF mandato lunedì, lo screenshot corretto martedì e il messaggio del responsabile di mercoledì sera.

Le applicazioni per la gestione dei turni di cui parla Ristorazione Moderna servono esattamente a ridurre questo tipo di attrito. Il dipendente vede il proprio turno e riceve gli aggiornamenti; il responsabile controlla disponibilità, assenze e coperture; eventuali richieste seguono un processo comprensibile a tutti.

La tecnologia, però, viene dopo. Prima viene una regola molto più semplice: un’informazione importante deve avere un posto preciso in cui essere trovata.

Se per sapere quando lavori devi cercare nella chat, chiedere al collega e poi telefonare al responsabile per sicurezza, il problema non è WhatsApp. È il processo.

Non serve un’app per tutto. Serve smettere di usare il titolare come app

Questo principio vale ben oltre la turnistica.

Secondo FIPE, nel 2025 il 28,4% delle imprese della ristorazione ha realizzato interventi di ammodernamento e un ulteriore 25,8% li aveva in programma per il 2026. Digitalizzare, però, non significa necessariamente organizzarsi meglio.

Puoi avere il gestionale, l’app dei turni, il software delle prenotazioni, quattro portali dei fornitori, Excel, il gruppo WhatsApp e comunque passare metà giornata a cercare informazioni.

Il criterio dovrebbe essere un altro: questo strumento mi toglie complessità o me ne aggiunge?

Una buona tecnologia dovrebbe ridurre passaggi, centralizzare informazioni che prima erano sparse e permettere alle persone di svolgere autonomamente le attività per cui non serve davvero l’intervento del titolare.

Altrimenti abbiamo semplicemente digitalizzato il caos.

È lo stesso motivo per cui in Soplaya lavoriamo sugli acquisti

Prendiamo gli acquisti, un’altra area nella quale il ristoratore rischia facilmente di diventare il centro di tutto.

Un fornitore prende gli ordini su WhatsApp, un altro vuole la telefonata, un altro ha il suo portale. Un prezzo è sulla fattura della settimana scorsa, un altro lo ricorda il cuoco. Una consegna arriva martedì, un’altra mercoledì e un’altra “in mattinata”, che nella ristorazione può voler dire praticamente qualsiasi cosa.

Anche qui il problema non è fare un ordine. Fare un ordine richiede pochi minuti.

È tutto quello che gli gira intorno a mangiare tempo: cercare prodotti, confrontare, controllare, coordinare consegne, recuperare documenti e ricostruire informazioni.

È su questa complessità che lavoriamo in Soplaya, riunendo gli acquisti HoReCa in un’unica piattaforma e rendendo più semplice gestire prodotti, ordini, consegne e documenti.

Non perché ordinare online sia particolarmente rivoluzionario nel 2026.

Ma perché un imprenditore della ristorazione ha cose più importanti da fare che passare la giornata a coordinare attività che potrebbero coordinarsi meglio da sole.

L’obiettivo non è avere un ristorante senza problemi

Quel ristorante non esiste.

Qualcuno si ammalerà mezz’ora prima del servizio. Una prenotazione cambierà. Una consegna avrà un problema. Un prodotto finirà proprio quando ne servono dieci porzioni.

Fa parte del mestiere.

La differenza tra un’attività continuamente in emergenza e un’azienda organizzata non è quindi il numero di imprevisti. È quanto rumore producono quando arrivano.

Un’organizzazione fragile trasforma ogni eccezione in dieci telefonate. Un’organizzazione migliore riesce ad assorbirne una parte senza coinvolgere continuamente tutti.

Per questo comunicare meglio i turni non è semplicemente una gentilezza nei confronti del personale. Significa rendere il lavoro più prevedibile per chi lo svolge, ridurre una serie di piccoli attriti quotidiani e togliere una parte della gestione operativa dalle spalle di responsabili e titolari.

E forse il passaggio da ristoratore a imprenditore comincia proprio da qui: non dal riuscire a gestire sempre più cose, ma dal costruire un ristorante in cui sempre meno cose abbiano bisogno di essere gestite personalmente da te.

Se sei arrivato fin qui, probabilmente ti interessa costruire un ristorante che funzioni meglio, non semplicemente lavorarci di più. Nel blog di Soplaya trovi altri articoli, idee e consigli pratici per gestire la tua attività con un approccio sempre più imprenditoriale.