Se proviamo ad osservare il mondo della ristorazione dall’esterno ci accorgiamo subito che la maggior parte delle realtà presenti sul suolo nazionale sono a conduzione familiare e, raramente, l’approccio al mestiere è di tipo imprenditoriale.
Per anni, i ristoranti sono stati gestiti in modo raffazzonato, trascurando alcuni dettagli importanti, sia dal lato economico che gestionale; un modus operandi che, ogni anno, causa nuovi fallimenti. Rispetto al passato, infatti, la concorrenza è aumentata in modo esponenziale e ovunque, fino a contare circa 222 mila ristoranti, per un valore aggiunto di 43,2 miliardi di euro.
E sopravvivere in un mercato altamente competitivo può diventare complesso, senza un’appropriata organizzazione. Al di là del solito food-cost – su cui senz’altro ci ritorneremo – un altro aspetto critico è rappresentato dalla puntuale gestione degli ordini.
Spesso capita che, in assenza di una o più materie prime, gli appunti di riordino vengano scritti su dei post-it svolazzanti, non senza ripetute corse in cella frigo per verificare, effettivamente, l’entità delle scorte. Un “processo” dispendioso in termini di tempo, che può comportare errori e perdite di soldi.
Se capita anche a te, non ti preoccupare: è un’abitudine di molti ristoranti. Nelle prossime righe, cercherò di insegnarti alcuni trucchi “economici e funzionali” per ovviare al problema.
Come gestire efficacemente gli ordini a costo (quasi) zero
Innanzitutto devi sapere che, per rendere più efficiente il sistema di gestione degli ordini, non servono grossi investimenti: anche con un budget limitato, infatti, puoi ottenere degli ottimi risultati.
- Procurati una lavagna magnetica, da collocare in uno spazio ben visibile in cucina e lontano dai “fuochi”. Segnati di volta in volta le materie prime da ordinare, avendo cura di spuntarle quando le ricevi. È opportuno che la lavagna venga compilata da una sola persona, quindi o da te oppure da un tuo delegato, così da evitare “sovrapposizioni”
- A fine turno, fai un check in magazzino, per verificare la disponibilità dei diversi prodotti, annotando le quantità su un foglio Excel (puoi munirti di un PC portatile o, ancora meglio, di un IPad). Quando la disponibilità degli ingredienti si avvicina alla “soglia critica”, riporta l’appunto sulla lavagna, creando una lista delle priorità (basata anche sull’entità delle scadenze) e comincia a contattare i tuoi fornitori. Non vuoi perdere tempo nel telefonare a 50 aziende diverse?
- Crea un “archivio” di schede prodotto precompilate (possibilmente digitali), contenenti informazioni di carattere merceologico e di resa gastronomica, nonché di ordine economico e contabile, dettagli utili per effettuare valutazioni consuntive o preventive sugli acquisti realizzati o futuri. In questo modo, eviti inutili sprechi e tieni sotto controllo le spese.
Ordinando una sola volta alla settimana, risparmi tempo e fatica
Come vedi, si tratta di piccoli accorgimenti che, assieme, aiutano a razionalizzare il processo di ri-ordino. Tuttavia, c’è un altro aspetto importante da considerare, ovvero la frequenza con cui effettui gli ordini. È opportuno, infatti, limitare gli ordini ad una sola volta alla settimana. E di seguito ti riporto alcuni vantaggi:
- Una volta effettuato l’ordine, non dovrai più pensarci e potrai concentrarti esclusivamente sul tuo lavoro, senza interruzioni
- Se ordini in un’unica soluzione, acquisti di più e puoi beneficiare degli “sconti quantità” (5%, 20% ecc.), aumentando così la tua marginalità
- Scarichi la merce una sola volta alla settimana, riducendo la fatica e risparmiando del tempo prezioso
Una buona organizzazione del magazzino rende più efficiente il processo di ri-ordino
I benefici di questo sistema, dunque, sono notevoli e potresti rilevare un bel risparmio a fine anno. Tuttavia, per essere efficace, una buona politica degli acquisti deve essere accompagnata da una attenta gestione del magazzino.
- Assicurati che l’area deputata al ricevimento merci sia sufficientemente ampia, ben illuminata e dotata di tutte le attrezzature necessarie alla verifica (bilancia, termometro, metro, densimetro ecc.), alla movimentazione e alla registrazione delle merci
- Controlla il peso, le dimensioni e le condizioni di ogni prodotto in entrata, così da scongiurare sorprese future. Per esempio, la frutta e la verdura andranno sempre prelevate dalle cassette e guardate attentamente fino alle ultime file inferiori, giudicando in modo obiettivo la quantità di carta usata e il peso della tara dei contenitori
- Sistema i diversi prodotti in magazzino e/o nelle celle frigo, avendo cura di separarli in funzione delle categorie di appartenenza (carne, pesce, formaggio, frutta, verdura ecc.). Per ogni prodotto, aggiungi un’etichetta identificativa, che ti permetta di individuarlo prontamente, al momento del bisogno
- Effettua un giro in magazzino con il personale di cucina, in modo che ognuno abbia ben chiara la disposizione delle varie materie prime
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